Follow-up automático

O lead parou de responder? O agente puxa a conversa de volta sozinho, com mensagens de retomada no seu tempo.

A maioria das vendas não morre num "não" — morre no silêncio. O lead pergunta o preço, some, e ninguém volta a chamá-lo. O follow-up automático resolve exatamente isso: quando a conversa esfria, o agente manda uma mensagem de retomada por conta própria.

Como funciona

Depois de cada resposta do agente, o ScalaCRM agenda uma retomada: se o lead não responder dentro do prazo que você definiu, a mensagem de follow-up sai automaticamente. Se ele responder, o follow-up é cancelado na hora — a conversa segue normal e, quando o agente responder de novo, um novo ciclo se arma.

Cada conversa tem no máximo um follow-up agendado por vez — nada de metralhadora de cobranças.

O que você configura

Tempo de espera — quanto silêncio até a primeira retomada, com horas e minutos exatos (de 5 minutos a 72 horas). Há atalhos para os valores mais usados (30min, 1h, 4h, 24h, 48h).
Tentativas — quantas retomadas fazer antes de desistir daquela conversa.
Como escrever a retomada — a novidade: você escolhe entre textos fixos e a IA escreve na hora (veja abaixo).
Textos — a mensagem de cada tentativa. No modo de textos fixos, é o que sai; no modo IA, servem de reserva caso a geração falhe. Use {nome} para inserir o nome do contato: "Oi {nome}, ficou alguma dúvida sobre o orçamento?".
Caixa de saída — por qual número o follow-up sai (veja abaixo).
Etapas do funil — quais leads recebem (veja abaixo).

Textos fixos ou a IA escreve na hora?

Textos fixos — você escreve a mensagem de cada tentativa. Simples, previsível e não consome seus créditos de IA (não passa pelo modelo).
A IA escreve na hora — o agente lê onde a conversa parou e redige uma retomada natural e específica para aquele lead, no tom do agente. É mais persuasivo em conversas ricas, mas consome 1 crédito de IA a cada retomada (agente em modo avançado: sai da sua chave OpenAI, sem consumir créditos). Se a geração falhar (sem chave, erro momentâneo), o sistema cai automaticamente no texto reserva que você deixou — por isso vale manter ao menos um texto preenchido mesmo no modo IA.

Enviando por outra caixa (driblando a janela de 24h)

Pelo número oficial (API oficial da Meta), passadas 24 horas do último contato do cliente você não pode mandar texto livre — e é justamente aí que o follow-up costuma acontecer. O campo Enviar o follow-up por resolve isso: o lead é atendido no número oficial e a retomada sai pelo WhatsApp Lite, que não tem janela.

O ScalaCRM abre (ou reaproveita) a conversa do mesmo contato naquela caixa e envia por lá. No inbox, tudo continua junto na conversa do contato, com a etiqueta da origem.

⚠️ Atenção: mensagem proativa por número não oficial aumenta o risco de bloqueio pelo WhatsApp. Use textos naturais, evite volume alto e nunca transforme o follow-up em disparo em massa — para isso existe o módulo Disparos.

Só para determinadas etapas do funil

Nem todo lead deve ser cobrado. Você pode marcar em quais etapas o follow-up vale: cobrar quem está em "Em conversa", mas nunca quem já chegou em "Qualificado" ou "Ganho".

Duas regras importantes:

Se o lead mudar de etapa durante a espera (ex.: virou Qualificado nas 24h), o follow-up pendente é cancelado — ele avançou, não faz sentido cobrar retorno.
Com etapas selecionadas, lead sem card no funil não recebe follow-up. Para garantir que todo lead entre no funil, ligue a automação "Criar card para todo lead novo" no botão Automações da tela do Funil.

💡 Dica: escale o tom entre as tentativas — a primeira é um toque leve ("ficou alguma dúvida?"), a segunda agrega valor (um benefício, um prazo) e a última abre a porta de saída ("se preferir, retomo em outro momento"). Três tentativas bem escritas convertem mais que seis insistentes.

Quando o follow-up se cancela sozinho

O sistema desarma a retomada automaticamente quando ela deixaria de fazer sentido:

O lead respondeu — objetivo cumprido;
Um humano assumiu a conversa (mensagem da equipe ou transferência do agente);
O agente foi pausado naquela conversa;
O lead saiu das etapas configuradas (quando você usa o filtro de etapas);
Pelo número oficial, se a janela de 24h estiver fechada na hora do envio, a mensagem não sai (regra da Meta — texto livre só com janela aberta). É o caso que a caixa de saída alternativa resolve.

Acompanhando e cancelando manualmente

Quando há um follow-up agendado, o painel do contato mostra um aviso com a próxima retomada prevista — e um botão para cancelar, caso você prefira assumir aquele lead pessoalmente.

⚠️ Atenção: follow-up é retomada de conversa existente, um a um — não é disparo em massa. Para campanhas para muitos contatos de uma vez, use o módulo Disparos, que tem as proteções próprias para isso.